ค ม อการปฏ บ ต งาน (Work Manual)

Transcription

1 ค ม อการปฏ บ ต งาน (Work Manual) กระบวนงานด านข อม ลข าวสาร ล บ ของทางราชการ ของ ส วนอานวยการ สาน กบร หารกลาง ภายใต กระบวนการสน บสน น ของสาน กงานปล ดกระทรวงทร พยากรธรรมชาต และส งแวดล อม จ ดทาโดย...ส วนอานวยการ สาน กบร หารกลาง ว นท 2๕ ม นาคม 2556

2 คานา การดาเน นการด านเอกสาร ล บ เป นส วนหน งของกระบวนงานสารบรรณ ส วน อานวยการ สาน กบร หารกลาง ซ งม ข อจาก ดตามระเบ ยบให ร ได เฉพาะผ บร หาร นายทะเบ ยน ล บ และผ ช วยนายทะเบ ยน ล บ เท าน น ท งน เพ อให เก ดความช ดเจน เก ยวก บข อม ลข าวสารล บของทางราชการว าจะ เป ดเผยต อบ คคลใด ได หร อไม ภายใต เง อนไขใด และสมควรม ว ธ ร กษาม ให ร วไหลอย างไร ส วน อ านวยการ ส าน กบร หารกลาง จ งได จ ดท าสร ปเอกสารประกอบการบรรยายฉบ บน ข น โดยได จ ด กล มเน อหาสาระส าค ญต างๆ ท เก ยวข องก น และม ค าอธ บายประกอบตามหมวดหม ท ก าหนดไว พร อมท งแนะน าว ธ ปฏ บ ต ให ต วอย างประกอบ รวมท งแผนผ งและกระบวนงานข นตอนการ ปฏ บ ต งานด านเอกสาร ล บ ลงในเว ปไซต การจ ดการองค ความร ของส วนอานวยการ สาน กบร หาร กลาง และแจ งเว ยนหน วยงานในส งก ดได ทราบ เพ อประโยชน ในด านการประสานก บหน วยงาน ต างๆ ท งย งเป นการสร างความร ความเข าใจ ให แก บ คลากรของส าน กงานปล ดกระทรวง ทร พยากรธรรมชาต และส งแวดล อม อ กด วย ส วนอานวยการ สาน กบร หารกลาง

3 กระบวนงานข นตอนการปฏ บ ต งานเก ยวก บข อม ลข าวสารล บของทางราชการ 1. ความหมายของข อม ลข าวสารล บ ข อม ลข าวสารล บ หมายถ ง ข อม ลข าวสารตามมาตรา 14 และ 15 แห งพระราชบ ญญ ต ข อม ลข าวสารล บของทางราชการ พ.ศ.2540 ท ม คาส ง ไม ให เป ดเผย และอย ในความครอบครอง หร อควบค มด แลของหน วยงาน ไม ว าจะเป นเร องท เก ยวก บการด าเน นงานของร ฐ หร อท เก ยวก บ เอกชน ซ งม การกาหนดให ม ช นความล บเป น ช นล บ ช นล บมาก และช นล บท ส ด โดยค าน งถ งการ ปฏ บ ต หน าท ของหน วยงานของร ฐและประโยชน ของร ฐประกอบก น ห วหน าหน วยงานของร ฐ ม หน าท ความร บผ ดชอบ 1. ก าหนดช นความล บ พร อมให เหต ผลประกอบ อาจมอบอ านาจหน าท ให ผ ใต บ งค บบ ญชาได 2. ร กษาข อม ลข าวสารล บในหน วยงาน อาจมอบหมายหน าท ให ผ ใต บ งค บบ ญชาได 3. แต งต งนายทะเบ ยนข อม ลข าวสารล บ และผ ช วย 4. แต งต งกรรมการตรวจสอบฯ ความถ กต องในการปฏ บ ต ตามระเบ ยบ และความม อย จร ง ของข อม ลข าวสารอย างน อยท ก 6 เด อน 5. อน ญาตให ส งข อม ลข าวสารล บ ออกนอกบร เวณหน วยงาน และให นายทะเบ ยนฯ ลงทะเบ ยนก อนส งออก 6. อน ญาตให ส งข อม ลข าวสารล บท งภายใน ภายนอกประเทศ และส งทางไปรษณ ย ลงทะเบ ยนตอบร บ ฯลฯ 7. อน ญาต ให ย มข อม ลข าวสารล บ ระหว างหน วยงาน 8. อน ญาต การทาลายข อม ลข าวสารล บ 9. ดาเน นการจ ดทาแผนการปฏ บ ต ในเวลาฉ กเฉ น 10. ม คาส งให เป ดเผยข อม ลข าวสารล บ โดยม ข อจาก ดหร อเง อนไข เช นใดก ได ช นความล บ ม 3 ช น 1. ล บท ส ด ใช ก บข อม ลข าวสารท หากเป ดเผยท งหมดหร อเพ ยงบางส วน จะก อให เก ด ความเส ยหายต อความม นคงและผลประโยชน แห งร ฐอย างร ายแรงท ส ด 2. ล บมาก ใช ก บข อม ลข าวสารท หากเป ดเผยท งหมดหร อเพ ยงบางส วน จะก อให เก ด ความเส ยหายต อความม นคงและผลประโยชน แห งร ฐอย างร ายแรง 3. ล บ ใช ก บข อม ลข าวสารท หากเป ดเผยท งหมดหร อเพ ยงบางส วน จะก อให เก ดความ เส ยหายต อความม นคงและผลประโยชน แห งร ฐ

4 - 2 - องค ประกอบในการกาหนดช นความล บ 1. ความสาค ญของเน อหา 2. แหล งท มาของข อม ลข าวสาร 3. ว ธ การนาไปใช ประโยชน 4. จานวนบ คคลท ควรร บทราบ 5. ผลกระทบหากม การเป ดเผย 6. หน วยงานของร ฐท ร บผ ดชอบในฐานะเจ าของเร อง หร อผ อน ม ต ผ ม อานาจกาหนดช นความล บ 1. ล บท ส ด ได แก ข าราชการต งแต ตาแหน งหร อเท ยบเท าอธ บด และห วหน าส วน ราชการท ข นตรงต อปล ดกระทรวง 2. ล บมาก ได แก ข าราชการต งแต ตาแหน งหร อเท ยบเท าผ อานวยการสาน ก และ ผ อานวยการกล ม 3. ล บ ได แก ข าราชการต งแต ตาแหน งหร อเท ยบเท าผ อานวยการส วน หร อห วหน างาน นายทะเบ ยน ข อม ลข าวสารล บ หมายถ ง เจ าหน าท ผ ซ งได ร บแต งต งจากห วหน าหน วยงานให ทาหน าท ควบค มและ ร บผ ดชอบการดาเน นการเก ยวก บข อม ลข าวสารล บภายในหน วยงาน ม หน าท ด งน 1. ดาเน นการทางทะเบ ยนข อม ลข าวสารล บ ให เป นไปตามระเบ ยบ 2. เก บร กษาแบบเอกสารต างๆ และบรรดาข อม ลข าวสารท อย ในความควบค มด แลไว ในท ปลอดภ ย 3. เก บร กษาบ ญช ลายม อช อนายทะเบ ยนข อม ลข าวสารล บ และผ ช วยนายทะเบ ยนข อม ล ข าวสารล บของหน วยงานอ นๆ ท ต ดต อ 4. ประสานงานก บผ ควบค มทะเบ ยนฯ เพ อกาหนดต วบ คคลท จะเข าถ งช นความล บตาม ความเหมาะสมและความร บผ ดชอบ 5. ปฏ บ ต งานอ นท เก ยวข องก บข อม ลข าวสารล บ ตามท กาหนดไว ในระเบ ยบ หร อตามท ได ร บมอบหมายจากห วหน าหน วยงานของร ฐ ทะเบ ยน ข อม ลข าวสารล บ 1. ทะเบ ยนร บ (ทขล.1) หมายถ ง สม ดท ใช บ นท กรายละเอ ยดของข อม ลข าวสารล บ ท สาน กร บไว จากหน วยงานอ นๆ 2. ทะเบ ยนส ง (ทขล.2) หมายถ ง สม ดท ใช บ นท กรายละเอ ยดข อม ลข าวสารล บ ท ส ง ออก จากสาน ก

5 ทะเบ ยนควบค มข อม ลข าวสารล บ (ทขล.3) หมายถ ง สม ดท ใช บ นท กรายละเอ ยด ข อม ลข าวสารล บ ท สาน กจ ดทาข น เพ อลงร บเร องจากหน วยงานอ น หร อส งเร องออก นอกสาน ก รวมท งลงรายการเก ยวก บการเคล อนไหวอ นๆ ทะเบ ยนข อม ลข าวสารล บ ถ อเป นข อม ลข าวสารล บด วย 2. ว ตถ ประสงค 1. เพ อให การปฏ บ ต งานด านการร กษาความล บของทางราชการของสาน ก เป นไปตาม พระราชบ ญญ ต ข อม ลข าวสารล บของทางราชการ พ.ศ.2540 และระเบ ยบว าด วยความล บของทาง ราชการ พ.ศ เพ อให การปฏ บ ต งานเป นไปด วยความเร ยบร อย ม ประส ทธ ภาพและข อม ลข าวสารล บ ของทางราชการไม ให ร วไหล 3. เพ อให การปฏ บ ต งานเป นไปตามแผนบร หารความเส ยงของสาน ก 3. แนวทางการปฏ บ ต เก ยวก บข อม ลข าวสารล บ แนวทางปฏ บ ต เก ยวก บข อม ลข าวสารล บ ตามระเบ ยบสาน กนายกร ฐมนตร ว าด วยการร กษา ความปลอดภ ยแห งชาต พ.ศ.2552 และระเบ ยบว าด วยการร กษาความล บของทางราชการ พ.ศ การร บข อม ลข าวสารล บ (ภายในส าน กเด ยวก นหร อจากหน วยงานภายนอก) เม อ ได ร บเอกสารข อม ลข าวสารล บแล ว ให ดาเน นการด งน - นายทะเบ ยนหร อผ ช วยนายทะเบ ยน ลงลายม อช อ (เซนช อร บเร อง) ในเล มทะเบ ยน ส ง (ทขล.2) ของผ ส ง แล วส งค นให ก บผ ส งท นท - นายทะเบ ยน หร อผ ช วยนายทะเบ ยน ลงทะเบ ยนร บเร อง (ทลข.1) จากน นให เสนอ สาน ก หร อปล ดกระทรวง เพ อส งการต อไป - กรณ ท ผ ร บเร องเป นเจ าหน าท อ นท ม ได ร บการแต งต งให เป นนายทะเบ ยนหร อ ผ ช วยนายทะเบ ยนข อม ลข าวสารล บ จะด าเน นการใดๆ เก ยวก บข อม ลข าวสารล บไม ได ต องมอบ เอกสารน นให แก นายทะเบ ยนหร อผ ช วยนายทะเบ ยนข อม ลข าวสารล บท นท เพ อดาเน นการต อไป - ในกรณ ท ผ ร บไม สามารถดาเน นการใดๆ ก บข อม ลข าวสารล บน นได ให เก บร กษาไว ใน ท ปลอดภ ย เพ อนาส งนายทะเบ ยนหร อผ ช วยนายทะเบ ยนต อไป 3.2 การส งข อม ลข าวสารล บ *การส งข อม ลข าวสารล บ ในสาน กเด ยวก น ดาเน นการด งน - ลงบ นท กรายละเอ ยดในเล ม ทขล.2 และใช ใบปกข อม ลข าวสารล บ ป ดท บข อม ล ข าวสารล บ ตามช นความล บของเอกสาร - เจ าหน าท ผ นาส ง จ ดส งเอกสารให หน วยงานต างๆ โดยให เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบของ

6 หน วยงานน น เป นผ ลงนามร บเอกสารในเล มทะเบ ยนส ง (ทขล.2) *การส งข อม ลข าวสารล บ (ออกนอกบร เวณสาน ก ต างหน วยงาน หร อหน วยงาน เด ยวก นแต อย ส วนภ ม ภาค) หร อการบรรจ ซอง ดาเน นการด งน - บรรจ ข อม ลข าวสารล บในซองส น าตาล (2 ช น) - ซองช นใน ให จ าหน าซองตามระเบ ยบงานสารบรรณ (ค อใส เลขท หน งส อของ หน วยงาน เจ าของเร อง และหน วยงานผ ส ง ช อ ท อย ของผ ร บข อม ลข าวสารล บ) - แสดงช นความล บ 2 แห งค อ ก งกลางซองส วนบนด านหน า และก งกลางซอง ณ บร เวณรอยป ดผน กด านหล ง - นายทะเบ ยน หร อผ ช วยนายทะเบ ยน ลงลายม อช อกาก บบร เวณรอยป ดผน กด านซ าย และด านขวาของเคร องหมายแสดงช นความล บ - ใช เทปกาวใสป ดท บตามแนวผน กซอง ท บลายม อช อ และเคร องหมายแสดงช น ความล บด วย - นาซองช นในท ป ดผน กแล ว บรรจ ลงในซองช นนอก แล วป ดผน กซองตามปกต - ซองช นนอก ให จ าหน าซองระบ ข อความเด ยวก บซองช นใน แต ไม ต องม เคร องหมาย แสดงช นความล บใดๆ - นาส งไปรษณ ย พร อมใบตอบร บ 3.3 การทาสาเนาหน งส อข อม ลข าวสารล บ 1. ผ ร บผ ดชอบ เข ยนรายละเอ ยดการจ ดทาสาเนาเพ มบนเอกสารต นฉบ บ และ ฉบ บท ทาเพ ม ระบ ช อหน วยงาน และจานวนช ดท จ ดทาไว ณ จ ดท เห นช ดเจน 2. ลงรายการบ นท กการจ ดทาสาเนาเพ มในแบบ ทขล.3 3. ในกรณ ม การแจกจ าย ต องจดบ นท กแจ งไว ใน ทขล.2 ด วย 3.4 การเก บร กษา 1. ร กษาข อม ลข าวสารล บ ไว ในท ปลอดภ ย (ระหว างดาเน นการ ให ด แลร กษาไม ให ร วไหล ไม ท งข อม ลข าวสารล บไว บนโต ะทางาน หร อท งไว ไม ม ผ ด แล หากจาเป นให เก บไว ในล นช ก ป ดก ญแจให เร ยบร อย) 2. กาหนดต วผ ร บผ ดชอบในการเก บร กษา 3. ข อม ลข าวสารล บท อย ในเคร องคอมพ วเตอร ต องกาหนดรห สผ าน เพ อป องก น การเข าถ งจากบ คคลอ น 4. แยกแฟ มเป นเร องๆ และเก บไว ในต เก บ 5. ต เก บ ควรเป นต เหล ก ป ดด วยก ญแจท ม นคง 3.5 การปร บช นความล บ

7 ค อการลดหร อเพ มช นความล บของข อม ลข าวสารล บ รวมหมายถ งการยกเล กช น ความล บด วย ให ผ ร บมอบหมาย ดาเน นการด งน พ จารณาปร บเพ ม/ลด หร อยกเล ก 2. ปร บโดยการข ดฆ าช นความล บเก าท ง และแสดงช นความล บใหม 3. แจ งหน วยงานท ได ร บการแจกจ ายทราบ เพ อจะได แก ไขช นความล บให ตรงก น 4. แสดงข อความการปร บ และผ ส งปร บ ไว ท ม มซ ายบนของเอกสาร 5. ข อม ลข าวสารล บท ม คาว น จฉ ยให เป ดเผย หน วยงานเจ าของเร อง ต อง ดาเน นการยกเล กก อนท กคร ง 3.6 การทาลาย ข อม ลข าวสารล บ จะทาลายได 2 กรณ ค อ - หมดความจาเป นในการใช ประโยชน โดยเจ าหน าท เป นผ พ จารณาเบ องต น - ครบอาย การเก บ * ตามมาตรา 14 อาย การเก บ 75 ป * ตามมาตรา 15 อาย การเก บ 20 ป - แต งต งคณะกรรมการทาลาย ประกอบด วย นายทะเบ ยนเป นประธาน เจ าหน าท อ กไม น อยกว า 2 คน เป นกรรมการ - จ ดทารายการเอกสารท จะทาลาย และยกเล กช นความล บ - ขออน ม ต ทาลายต อห วหน าหน วยงาน หร อผ ได ร บมอบหมาย - ดาเน นการทาลาย และบ นท กใบร บรองใน ทขล.3 ใบร บรองการทาลายต องเก บ ไว ไม น อยกว า 1 ป

8 เอกสารอ างอ ง - พระราชบ ญญ ต ข อม ลข าวสารของทางราชการ พ.ศ ระเบ ยบว าด วยการร กษาความล บของทางราชการ พ.ศ.2544

9 ต วอย าง การทาสาเนาเอกสารข อม ลข าวสารล บของทางราชการ ล บมาก ส วน. สาน กบร หารกลาง ช ดท ของ ช ด หน าท ของ หน า ส วนราชการ ท ว นท เร อง บ นท กข อความ ล บมาก

10 ใบตอบร บ ข าพเจ า (ยศ,ช อ)....ในฐานะ นายทะเบ ยนข อม ลข าวสารล บ ผ ช วยนายทะเบ ยนข อม ลข าวสารล บ ได ร บซองหร อภาชนะบรรจ ข อม ลข าวสารล บ เลขท หน งส อ.ลงว นท. จาก....ถ ง.. ไว เร ยบร อยแล วเม อว นท.. เด อน....พ.ศ เวลา....น. ลงช อ. ผ ร บ (...) ลงช อ....ผ ส ง (...) หมายเหต 1. กรณ ท น าส งโดยเจ าหน าท ให รอร บใบตอบร บกล บค นท นท 2. กรณ ท ส งโดยทางไปรษณ ย ให ผ ร บจ ดการส งใบตอบร บค นโดยเร ว

11 ต วอย าง การปร บช นความล บ ส วนราชการ ท เร อง ปร บช นความล บเม อ ๑ ม.ค.56 โดยนายประชา คนไทย ผอ. ล บ ล บมาก บ นท กข อความ ว นท ส วน... สาน กบร หารกลาง ช ดท ของ ช ด หน าท ของ หน า ล บมาก ล บ

12 ต วอย าง ใบปกป ดเอกสารข อม ลข าวสารล บของทางราชการ ล บ ใช ป ดท บข อม ลข าวสารล บ ล บ

13 ล บมาก ใช ป ดท บข อม ลข าวสารล บ ล บมาก

14 ค ม อการปฏ บ ต งาน (Work Manual) กระบวนงานด านข อม ลข าวสาร ล บ ของทางราชการ ของ ส วนอานวยการ สาน กบร หารกลาง ภายใต กระบวนการสน บสน น ของสาน กงานปล ดกระทรวงทร พยากรธรรมชาต และส งแวดล อม จ ดทาโดย...ส วนอานวยการ สาน กบร หารกลาง ว นท 2๕ ม นาคม 2556

15

16